Certificado de antecedentes penales: cómo solicitarlo y quién puede verlo

Una oposición, una oferta de trabajo, un expediente de adopción o un visado de trabajo en el extranjero tienen algo en común: con frecuencia exigen acreditar, mediante un documento oficial, que no constan antecedentes penales vigentes. Ese documento es el certificado de antecedentes penales, expedido por el Registro Central de Penados, dependiente del Ministerio de Justicia. A diferencia de la cancelación de antecedentes —un trámite distinto, que sirve para que una condena deje de figurar en el registro una vez cumplido el plazo legal—, solicitar el certificado no cambia la situación registral de nadie: simplemente la certifica, tal y como consta en ese momento. Esta guía explica, paso a paso, cómo se pide el certificado, quién puede hacerlo, qué coste y plazo tiene, y qué diferencia existe entre el certificado que se usa dentro de España y el que se necesita para trabajar o residir en otro país de la Unión Europea.

Qué es el certificado de antecedentes penales y qué acredita exactamente

El certificado de antecedentes penales es un documento oficial, expedido por el Registro Central de Penados, que informa de si una persona tiene o no condenas penales vigentes inscritas a su nombre en el momento de la expedición. No es un extracto del historial judicial completo de una persona, ni recoge detenciones, denuncias, procedimientos archivados o absoluciones: únicamente refleja condenas firmes por sentencia que no hayan sido canceladas conforme al artículo 136 del Código Penal. Si una condena ya ha sido cancelada, o si nunca ha existido una condena penal firme, el certificado se expide como negativo, es decir, sin antecedentes.

Conviene distinguir con claridad este documento de otros que en el lenguaje corriente a veces se confunden con él. El certificado de antecedentes penales no es lo mismo que un informe de antecedentes policiales —que depende de los cuerpos y fuerzas de seguridad y no del Registro Central de Penados—, ni tampoco equivale a un extracto del Registro Civil o a una certificación de penales del ámbito militar. Cuando una convocatoria, un empleador o una autoridad extranjera pide "el certificado de penales", en la inmensa mayoría de los casos se refiere precisamente a este documento del Ministerio de Justicia.

Quién puede solicitarlo, y quién no

El certificado de antecedentes penales es un dato de carácter personal especialmente protegido, por lo que su solicitud está reservada a un número limitado de personas:

• El propio interesado, identificándose con sus propios medios —Cl@ve, certificado digital, DNI electrónico, o presencialmente con su documento de identidad—, es quien puede solicitar su certificado con carácter general.
• Un representante con poder suficiente, como un abogado que actúe con poder notarial o con apoderamiento apud acta debidamente registrado, puede tramitar la solicitud en nombre del interesado.
• Los representantes legales de menores de edad —normalmente los progenitores o tutores— pueden solicitar el certificado del menor cuando la finalidad del trámite lo requiera, como ocurre en determinados procedimientos de adopción o acogimiento.
• Los representantes legales de personas con la capacidad judicialmente modificada, acreditando su condición mediante la resolución judicial correspondiente.
• Los representantes de personas jurídicas, cuando se solicita el certificado de antecedentes penales de una empresa —relevante, por ejemplo, en procedimientos de contratación pública—, acreditando su representación mediante poder notarial, certificado del Registro Mercantil o los medios de apoderamiento electrónico admitidos por la Administración.

Un punto que genera dudas con frecuencia: un empresario, una entidad o un tercero interesado no pueden solicitar directamente el certificado de otra persona ante el Registro Central de Penados, ni siquiera con su consentimiento verbal. Cuando un puesto de trabajo, una licencia o una convocatoria exige acreditar carecer de antecedentes penales, lo que ocurre en la práctica es que el propio interesado solicita su certificado y lo aporta como parte de su documentación —nunca al revés.

Vías disponibles para solicitar el certificado de antecedentes penales

El Ministerio de Justicia ha concentrado en los últimos años buena parte de este trámite en la vía electrónica, que es hoy la más rápida y la que recomienda de forma general la propia Sede Electrónica. Aun así, siguen existiendo alternativas para quien no dispone de medios de identificación digital. En síntesis, estas son las vías disponibles:

1. Solicitud online a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia

Es la vía más ágil y la que hoy concentra la mayoría de las solicitudes. El trámite se realiza en sede.mjusticia.gob.es, identificándose con alguno de estos sistemas:

• Cl@ve (Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente), el sistema de identificación electrónica común a la Administración General del Estado, probablemente la opción más utilizada por su sencillez.
• DNI electrónico, con lector de tarjetas y el PIN correspondiente.
• Certificado electrónico cualificado, tanto de persona física como, para el caso de personas jurídicas, de representante.

Tras identificarse, se cumplimenta el formulario de solicitud, se abona la tasa correspondiente mediante pasarela de pago electrónico y, si todo el proceso se completa correctamente, el certificado puede quedar disponible para su descarga de forma prácticamente inmediata en muchos casos, sin necesidad de desplazamiento alguno.

2. Solicitud presencial en gerencias territoriales o delegaciones y subdelegaciones del Gobierno

Quien no dispone de Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico —o simplemente prefiere el trato presencial— puede acudir a las gerencias territoriales del Ministerio de Justicia, o a las delegaciones y subdelegaciones del Gobierno que prestan este servicio en las provincias donde no existe gerencia territorial. Es recomendable, con carácter general, solicitar cita previa antes de acudir, ya que la atención sin cita puede no estar garantizada según la oficina. Debe presentarse el documento de identidad original en vigor y, en su caso, el impreso de solicitud cumplimentado y el justificante de pago de la tasa.

3. Solicitud por correo postal

Es la vía menos utilizada en la actualidad, pero sigue prevista para quien no puede desplazarse ni tramitarlo de forma telemática. Consiste en remitir el impreso de solicitud —modelo 790, disponible para descarga en la propia Sede Electrónica— debidamente cumplimentado, junto con el justificante del pago de la tasa y una fotocopia del documento de identidad, a la dirección del Registro Central de Penados que se indique en cada momento. Al tratarse de una vía que depende del correo ordinario, es también la que con más frecuencia implica plazos de respuesta más largos.

Información contrastada con la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia y con guías oficiales del propio departamento. Los plazos y el funcionamiento exacto de cada vía pueden variar y conviene comprobarlos en el momento de tramitar la solicitud, ya que la Administración actualiza periódicamente estos procedimientos.

Documentación necesaria para solicitar el certificado

La documentación exigida es sensiblemente menor que la que se requiere para otros trámites relacionados, como la cancelación de antecedentes, precisamente porque solicitar el certificado no exige acreditar hechos ni aportar resoluciones judiciales, sino solo identificar correctamente al solicitante. De forma orientativa:

• Documento de identidad en vigor: DNI, NIE o pasaporte, según la nacionalidad y situación del solicitante.
• Medios de identificación electrónica, si se opta por la vía online: Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico con su correspondiente PIN.
• Impreso de solicitud (modelo 790) cumplimentado, si se tramita presencialmente o por correo postal.
• Justificante del pago de la tasa administrativa, salvo en los casos excepcionales en que la normativa prevea una exención.
• Poder de representación —notarial o apud acta— si la solicitud la presenta un abogado u otro representante en nombre del interesado.
• Documentación acreditativa de la representación legal, cuando se solicita el certificado de un menor de edad o de una persona con la capacidad judicialmente modificada.

Coste, plazo y validez del certificado

El certificado de antecedentes penales está sujeto al pago de una tasa administrativa (modelo 790), cuyo importe es reducido pero puede actualizarse periódicamente, por lo que no procede fijar aquí una cifra cerrada: conviene comprobar la cuantía vigente en la propia Sede Electrónica antes de tramitar la solicitud. El pago se realiza de forma telemática a través de la pasarela de la Agencia Tributaria si la solicitud es online, o mediante los medios habilitados por esta misma agencia si se tramita presencialmente o por correo.

En cuanto al plazo, la vía telemática con identificación electrónica suele ser, con diferencia, la más rápida: en un número significativo de casos el certificado queda disponible para su descarga en un plazo de horas. La vía presencial puede resolverse también en un plazo breve, mientras que la solicitud por correo postal es, por su propia naturaleza, la que habitualmente tarda más. Cuando el solicitante es nacional de otro país de la Unión Europea, el plazo puede prolongarse mientras se consultan sus antecedentes en el país de origen a través de los mecanismos de cooperación europea, lo que conviene tener en cuenta si el certificado se necesita para una fecha concreta.

Respecto a la validez, la ley no fija con carácter general una fecha de caducidad para el propio certificado, ya que su contenido refleja la situación registral en el instante exacto de su expedición. Sin embargo, en la práctica, muchas convocatorias de empleo público, procesos de adopción o trámites de extranjería exigen que el certificado aportado tenga una antigüedad reducida —con frecuencia tres meses— por lo que lo prudente es solicitarlo lo más cerca posible de la fecha en que deba presentarse, y no dar por bueno de forma automática un certificado expedido meses atrás.

Certificado nacional y certificado para uso en otro país de la Unión Europea

Una de las dudas más frecuentes al solicitar este documento surge cuando se necesita para un trámite fuera de España — típicamente, un contrato de trabajo, una solicitud de residencia o una convocatoria pública en otro Estado. Conviene distinguir dos situaciones distintas:

• Certificado español para uso dentro de la Unión Europea: desde febrero de 2019, en virtud de la normativa europea sobre reconocimiento de determinados documentos públicos entre Estados miembros, el certificado negativo de antecedentes penales expedido en España está, con carácter general, exento de legalización o apostilla cuando se presenta ante autoridades de otro Estado de la Unión Europea. Aun así, algunos organismos extranjeros pueden exigir una traducción jurada al idioma correspondiente, por lo que conviene comprobarlo con antelación en función del país de destino.
• Certificado español para uso fuera de la Unión Europea: para países que no forman parte de la Unión, sigue siendo habitual que se exija la apostilla de La Haya —cuando el país de destino forma parte de ese convenio— o la legalización diplomática correspondiente, además de la traducción jurada del documento. Este trámite adicional se solicita, según el caso, en la propia Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, en el Ministerio de Asuntos Exteriores o ante notario, y conviene planificarlo con margen de tiempo suficiente porque puede alargar sensiblemente el proceso.

Existe además el llamado certificado europeo de antecedentes penales, vinculado al Sistema Europeo de Información de Antecedentes Penales (ECRIS), que permite a las autoridades de un Estado miembro consultar si un ciudadano tiene condenas registradas en otros países de la Unión. Este mecanismo se activa, sobre todo, a instancia de la propia autoridad que tramita el expediente en el país de destino —por ejemplo, cuando una persona solicita la nacionalidad o un permiso de residencia en otro Estado miembro y ha residido previamente en España—, y no siempre requiere una solicitud independiente por parte del ciudadano. En la práctica, quien va a trabajar, residir o formalizar un trámite oficial en otro país de la Unión Europea debe informarse, en cada caso concreto, de si la autoridad de destino exige aportar directamente el certificado español, si tramitará ella misma la consulta a través de ECRIS, o si se requieren ambas cosas.

Esta información se ha contrastado con la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia y con fuentes oficiales sobre reconocimiento de documentos públicos en la Unión Europea. Dado que los requisitos exactos pueden variar según el país de destino y el tipo de trámite, se recomienda siempre confirmar las exigencias concretas con la autoridad o el organismo extranjero correspondiente antes de dar un documento por válido.

Para qué trámites se suele exigir el certificado

El certificado de antecedentes penales no se pide de forma indiscriminada: la ley reserva su exigencia a supuestos concretos, expresamente previstos en la normativa aplicable a cada ámbito. Entre los más habituales:

• Oposiciones y procesos selectivos de la función pública que, conforme a sus propias bases, exigen no estar inhabilitado ni tener determinados antecedentes vigentes —especialmente en el acceso a cuerpos y fuerzas de seguridad, a la Administración de Justicia o a determinados puestos de la función pública.
• Determinados puestos del sector privado sujetos a regulación específica, como la seguridad privada, en los que una norma sectorial exige de forma expresa acreditar la carencia de antecedentes penales.
• Procedimientos de adopción y acogimiento familiar, en los que la legislación exige a los solicitantes acreditar su idoneidad, incluyendo la ausencia de antecedentes penales relevantes para el procedimiento.
• Visados, permisos de trabajo y trámites de extranjería, tanto para entrar y trabajar en España como, en sentido inverso, para que un español acredite su situación ante las autoridades de otro país.
• Licencias y autorizaciones administrativas concretas, como las licencias de armas o determinadas actividades reguladas que exigen carecer de antecedentes penales por la propia naturaleza de la actividad.

Fuera de estos supuestos, la mayoría de contratos de trabajo del sector privado no exigen, ni pueden exigir con carácter general, la aportación de este certificado: como se ha explicado, es el candidato quien decide, dentro del marco legal aplicable a cada convocatoria, si debe o no aportarlo.

Errores habituales al solicitar el certificado

Buena parte de las incidencias que retrasan este trámite —aparentemente sencillo— tienen que ver con descuidos evitables más que con dificultades reales del procedimiento:

• Solicitarlo con demasiada antelación respecto a la fecha en que debe presentarse, de forma que el certificado pierde vigencia práctica frente a la entidad que lo exige antes de poder utilizarlo.
• Confundir el certificado de antecedentes penales con otros certificados distintos, como los que expiden determinados registros sectoriales para actividades reguladas concretas, que responden a normativa y procedimientos propios y no sustituyen a este documento.
• Intentar tramitarlo online sin disponer de un sistema de identificación electrónica válido, lo que obliga a reiniciar el proceso por la vía presencial o postal, con la consiguiente pérdida de tiempo.
• No comprobar si el país de destino exige apostilla, legalización o traducción jurada antes de presentar un certificado obtenido sin esos trámites adicionales, lo que puede suponer que el documento sea rechazado y haya que volver a solicitarlo.
• Pedir a un tercero —empresa, familiar o gestoría— que solicite el certificado sin la representación adecuada, algo que la normativa no permite y que la Administración rechazará.

Qué hacer si el certificado sale positivo, con antecedentes vigentes

No es infrecuente solicitar el certificado esperando que salga negativo y descubrir que todavía figuran antecedentes vigentes, bien porque el plazo legal de cancelación aún no se ha cumplido, bien porque, aun habiéndose cumplido, el Registro no ha actualizado de oficio la inscripción. En ese caso, lo primero es revisar con detalle la causa concreta —fecha de extinción de la condena, tipo de pena impuesta— para comprobar si procede ya solicitar la cancelación. Ese trámite, distinto del que se ha explicado en este artículo, se aborda con detalle en nuestra guía sobre cancelación de antecedentes penales, donde se explican los plazos del artículo 136 del Código Penal y el procedimiento para solicitarla. Un abogado penalista puede revisar el caso concreto y confirmar si ya es posible iniciar ese trámite o si todavía es necesario esperar.

Preguntas frecuentes

¿Puede solicitar el certificado de antecedentes penales otra persona en mi nombre?

En principio, el certificado debe solicitarlo el propio interesado, identificándose con sus propios medios de acceso electrónico o presentándose en persona. Un tercero —incluido un abogado— puede solicitarlo en su nombre si dispone de un poder de representación suficiente, ya sea notarial o mediante apoderamiento apud acta en el registro electrónico correspondiente. En el caso de menores de edad o personas con la capacidad modificada judicialmente, la solicitud corresponde a quienes ostenten su representación legal.

¿Necesito cita previa para solicitar el certificado de forma presencial?

Con carácter general, sí conviene contar con cita previa antes de acudir a una gerencia territorial del Ministerio de Justicia o a una delegación o subdelegación del Gobierno, ya que la atención sin cita puede no estar garantizada o implicar esperas considerables. El sistema de cita puede variar según la oficina, por lo que es recomendable comprobarlo con antelación en la sede electrónica o llamando a la oficina correspondiente.

¿Cuánto cuesta el certificado de antecedentes penales y hay que pagarlo siempre?

La solicitud está sujeta al pago de una tasa administrativa (modelo 790), cuyo importe es reducido pero puede actualizarse de un ejercicio a otro, por lo que conviene comprobar la cuantía vigente en el momento de tramitarlo antes de dar por buena una cifra concreta. El pago se realiza de forma telemática si la solicitud es online, o mediante los medios habilitados por la Agencia Tributaria si se tramita presencialmente o por correo.

¿Cuánto tarda en emitirse el certificado de antecedentes penales?

La vía telemática con Cl@ve o certificado digital suele resolverse de forma prácticamente inmediata o en un plazo de horas, mientras que la solicitud presencial o por correo puede demorarse algo más. El plazo máximo legal para resolver es de varios días hábiles, y en el caso de solicitantes de otros países de la Unión Europea puede prolongarse mientras se consultan sus antecedentes en el país de origen. No cabe garantizar un plazo fijo con validez general para todos los casos.

¿Qué validez temporal tiene el certificado una vez emitido?

El certificado no tiene, con carácter general, una fecha de caducidad fijada en la propia ley, pero refleja la situación registral en el momento exacto de su expedición. Muchas entidades, organismos y convocatorias de empleo público exigen que el certificado presentado tenga una antigüedad reducida —a menudo tres meses— por lo que conviene solicitarlo lo más cerca posible de la fecha en que deba presentarse, y no dar por válido de forma automática un certificado expedido meses atrás.

¿Sirve el certificado español para trabajar en otro país de la Unión Europea?

El certificado negativo expedido por el Registro Central de Penados español es, desde 2019, reconocido entre Estados miembros de la Unión Europea sin necesidad de legalización adicional, gracias a la normativa europea sobre reconocimiento de documentos públicos. Aun así, cada país de destino puede exigir requisitos adicionales —traducción jurada, un formato concreto o la solicitud del llamado certificado europeo de antecedentes penales a través del sistema ECRIS—, por lo que conviene comprobar con antelación qué exige exactamente la autoridad o el empleador del país de destino.

¿Qué diferencia hay entre solicitar el certificado y solicitar la cancelación de antecedentes?

Son dos trámites distintos. Solicitar el certificado sirve para comprobar y acreditar qué consta en el Registro Central de Penados en un momento dado, tanto si hay antecedentes vigentes como si no los hay. La cancelación, en cambio, es el trámite mediante el cual se pide que una condena que ya cumple los requisitos legales deje de figurar en ese registro. Es habitual solicitar primero el certificado para comprobar la situación, y solo después, si procede, iniciar el trámite de cancelación.

¿Puede un empresario pedir directamente mi certificado de antecedentes penales?

No. Un empresario no puede solicitar por su cuenta el certificado de antecedentes penales de un candidato o trabajador ante el Registro Central de Penados; ese dato solo puede obtenerlo el propio interesado o quien tenga su representación. Lo habitual, cuando un puesto o una convocatoria lo exige legalmente, es que sea el propio candidato quien solicite el certificado y lo aporte junto con el resto de su documentación.

Solicitar el certificado de antecedentes penales es, en la mayoría de los casos, un trámite administrativo sencillo si se elige la vía adecuada y se comprueban con antelación los requisitos del organismo o la convocatoria que lo exige. Las dificultades reales surgen cuando el certificado revela antecedentes que el interesado creía ya superados, cuando el trámite debe hacerse para su uso en otro país con exigencias adicionales de legalización, o cuando conviene valorar, junto con la solicitud del certificado, si procede iniciar además el trámite de cancelación. En esos casos, contar con el criterio de un abogado penalista desde el principio evita errores que pueden costar tiempo justo cuando el certificado se necesita con una fecha límite encima.